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怎麼寫才有禮貌？手把手教你寫一封專業的電子郵件！
全民資安素養網
2022年4月12日
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禮儀規範
上了高中卻還不知道怎樣寫電子郵件，覺得反正能發出去就好？那你可就錯了！寫電子郵件可是個成為大人的必備技能。
小至社團活動、大至工作申請，電子郵件都是向外溝通的重要步驟，如果忽略重要細節，不但可能造成負面印象，更可能讓人失去寶貴的機會！
從 0 開始了解電子郵件的各個細節，來寫一封有禮又易讀的電子郵件吧！
電子郵件原來有這些重要欄位！每一處都要好好填寫
無論你是有 Google、Yahoo 或是其他系統，電子郵件的格式都是固定的，由於篇幅不多，所以更應該謹慎看待每一個欄位，千萬不可以忽略或是隨便填寫，那麼，究竟有哪些欄位呢？
首先，是「主旨」，告訴人家這封信的目的是什麼。
再來，是「開頭」，跟收信者打招呼留下第一印象。
接著，寫「內文」，也就是本信的主幹。
最後，則是「結尾敬語」、「署名」，作為信件的結尾。
此外，還有一些附件、簽名檔等電子郵件特別需要的部分，讓我們一一了解！
了解欄位之後，來寫寫看吧！
我們已經簡單了解 電子郵件的各個欄位，現在，我們就從頭來寫一封電子郵件，看看每個部份需要注意的重點有哪些吧：
1.「主旨」：主旨清晰、講完重點
主旨最好要讓人一眼就看出來你寄電子郵件 的目的是什麼。
例：e度─詢問同樂會參與意願，感謝您撥冗閱讀
2.「稱謂」：使用「最高職銜」+問候，或視交情調整
對於不熟識的人，用職銜稱呼是最不會錯的，如果是相識的人，則可以視情況調整，此外，較正式的內容可以用「您好」等問候，輕鬆的則可用「Hi」等等，過去在國文課學的「尊鑒」等等提稱語則不適合用在電子郵件 中。
例：王校長您好
3.「段落」：分段明確，每段不超過 140 字
寫 E-mail 就是要言簡意賅，不是在寫作文，千萬不要落落長寫一堆內容，對於收信者來說會是很大的負擔，下筆前先想好溝通目的是什麼，此外，也可以適時換行、分段或是加底線強調重點，讓視覺更清爽。
例：我是全民資安素養網的 e 度，很高興透過信件與您聯繫，本次來信是希望邀請您參與九月的同樂會：
這次的同樂會目的是XXXX，由OOOO主辦，期望能透過實體交流讓大家更了解彼此並增進情誼，現場將準備簡單茶點。
時間與地點：
2021.09.20 安心大廈
若您願意前來，請回覆此信件，我們會為您準備餐點，期待您的回覆，祝您有美好的一天！
e度 敬上
4.「符號」：正確使用標點，別用浮誇的表情符號
電子郵件的標點符號使用大致與一般作文相似，如果是輕鬆的來往可添加一些兩人間常用的符號，但如果是對外的正式信件，就要盡量避免一些誇張的表情符號，像
等等。
5.「附件」：附件檔名要寫清，別出現「未命名 1.jpg」
如果需要使用附件的話，一定要再三確認內容無誤，另外，也要重新命名，不要出現一些奇怪的名字，貽笑大方。
例：履歷表─e度.png
6.「簽名檔」：記得留下聯絡資訊，方便人家聯繫
電子郵件可以統一設定簽名檔，記得把自己可聯繫用的公開資訊放在這邊，讓對方知道你是誰，同時方便進一步用電話或其他通訊軟體與你聯繫。
例：
ｅ度敬上
全民資安素養網
(02)2362-0699 #312
7.「副本」：善用副本功能，讓老師（主管）、同學（部門同事）和相關人員知道內容
副本的作用是通知其他與信件相關但並非主要收信的人，讓其他人也可以知道溝通的進度與狀況，所以，可以視情況添加。
用有禮的電子郵件，創造良好社群環境
現代人需要用到 E-mail 溝通的場合非常非常多，如果能寫出一封有禮貌又容易閱讀的電子郵件，不僅更容易達到自己的溝通目標，也可以為對方節省時間，如此一來，便能讓彼此的互動更為順暢，也是成為「有禮網路公民」的重要一步。
此外，還有一些 NG 行為也絕對不能犯，像是：隨意轉發垃圾郵件、夾帶附件過於龐大、隨意稱呼他人、內容格式不一等等，都會造成收信者的困擾。
學會了 email 撰寫的各種要點後，未來，讓我們一起寫出用心又專業的郵件給別人吧！
參考資料來源：
學校不教，但你一定要會的email信件格式禮儀！超基本、能做好印象就會大加分（2020-11-15，Hahow好學校／風傳媒）
網路上的不禮貌行為（2017-11-30，全民資安素養網）