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怎麼寫才有禮貌?手把手教你寫一封專業的電子郵件!

   2022年4月12日 人氣: 24544   開始朗讀

禮儀規範

主題圖片: 怎麼寫才有禮貌?手把手教你寫一封專業的電子郵件!

 

上了高中卻還不知道怎樣寫電子郵件,覺得反正能發出去就好?那你可就錯了!寫電子郵件可是個成為大人的必備技能。

小至社團活動、大至工作申請,電子郵件都是向外溝通的重要步驟,如果忽略重要細節,不但可能造成負面印象,更可能讓人失去寶貴的機會!

從 0 開始了解電子郵件的各個細節,來寫一封有禮又易讀的電子郵件吧!

 

電子郵件原來有這些重要欄位!每一處都要好好填寫

無論你是有 Google、Yahoo 或是其他系統,電子郵件的格式都是固定的,由於篇幅不多,所以更應該謹慎看待每一個欄位,千萬不可以忽略或是隨便填寫,那麼,究竟有哪些欄位呢?

首先,是「主旨」,告訴人家這封信的目的是什麼。

再來,是「開頭」,跟收信者打招呼留下第一印象。

接著,寫「內文」,也就是本信的主幹。

最後,則是「結尾敬語」、「署名」,作為信件的結尾。

此外,還有一些附件、簽名檔等電子郵件特別需要的部分,讓我們一一了解!

了解欄位之後,來寫寫看吧!

我們已經簡單了解 電子郵件的各個欄位,現在,我們就從頭來寫一封電子郵件,看看每個部份需要注意的重點有哪些吧:

 

1.「主旨」:主旨清晰、講完重點

主旨最好要讓人一眼就看出來你寄電子郵件 的目的是什麼。

例:e度─詢問同樂會參與意願,感謝您撥冗閱讀

 

2.「稱謂」:使用「最高職銜」+問候,或視交情調整

對於不熟識的人,用職銜稱呼是最不會錯的,如果是相識的人,則可以視情況調整,此外,較正式的內容可以用「您好」等問候,輕鬆的則可用「Hi」等等,過去在國文課學的「尊鑒」等等提稱語則不適合用在電子郵件 中。

例:王校長您好

 

3.「段落」:分段明確,每段不超過 140 字

寫 E-mail 就是要言簡意賅,不是在寫作文,千萬不要落落長寫一堆內容,對於收信者來說會是很大的負擔,下筆前先想好溝通目的是什麼,此外,也可以適時換行、分段或是加底線強調重點,讓視覺更清爽。

例:我是全民資安素養網的 e 度,很高興透過信件與您聯繫,本次來信是希望邀請您參與九月的同樂會:

這次的同樂會目的是XXXX,由OOOO主辦,期望能透過實體交流讓大家更了解彼此並增進情誼,現場將準備簡單茶點。

時間與地點:

2021.09.20 安心大廈

若您願意前來,請回覆此信件,我們會為您準備餐點,期待您的回覆,祝您有美好的一天!

 

e度 敬上

 

4.「符號」:正確使用標點,別用浮誇的表情符號

電子郵件的標點符號使用大致與一般作文相似,如果是輕鬆的來往可添加一些兩人間常用的符號,但如果是對外的正式信件,就要盡量避免一些誇張的表情符號,像devilangry等等。

 

5.「附件」:附件檔名要寫清,別出現「未命名 1.jpg」

如果需要使用附件的話,一定要再三確認內容無誤,另外,也要重新命名,不要出現一些奇怪的名字,貽笑大方。

例:履歷表─e度.png

 

6.「簽名檔」:記得留下聯絡資訊,方便人家聯繫

電子郵件可以統一設定簽名檔,記得把自己可聯繫用的公開資訊放在這邊,讓對方知道你是誰,同時方便進一步用電話或其他通訊軟體與你聯繫。

例:

e度敬上

全民資安素養網

(02)2362-0699 #312

 

7.「副本」:善用副本功能,讓老師(主管)、同學(部門同事)和相關人員知道內容

副本的作用是通知其他與信件相關但並非主要收信的人,讓其他人也可以知道溝通的進度與狀況,所以,可以視情況添加。

 

用有禮的電子郵件,創造良好社群環境

 

現代人需要用到 E-mail 溝通的場合非常非常多,如果能寫出一封有禮貌又容易閱讀的電子郵件,不僅更容易達到自己的溝通目標,也可以為對方節省時間,如此一來,便能讓彼此的互動更為順暢,也是成為「有禮網路公民」的重要一步。

此外,還有一些 NG 行為也絕對不能犯,像是:隨意轉發垃圾郵件、夾帶附件過於龐大、隨意稱呼他人、內容格式不一等等,都會造成收信者的困擾。

 

學會了 email 撰寫的各種要點後,未來,讓我們一起寫出用心又專業的郵件給別人吧!

 


 

參考資料來源:

學校不教,但你一定要會的email信件格式禮儀!超基本、能做好印象就會大加分(2020-11-15,Hahow好學校/風傳媒)

網路上的不禮貌行為(2017-11-30,全民資安素養網)

 

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